Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Юридическая сила факсимильной подписи в актах и договорах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Что такое факсимильное воспроизведение подписи
Воспроизведение подписи – штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.
Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.
Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.
Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:
- направляется одной из сторон;
- оплачивается другой стороной;
- отражает в себе условия договора;
- подкреплена дополнительным соглашением.
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.
В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).
Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:
- в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
- как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
- как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
- какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.
Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.
Достаточно ли наличие оговорки о факсимиле в договоре или надежнее заключить отдельное соглашение об использовании факсимиле?
Достаточно ли наличие оговорки о факсимиле в договоре или надежнее заключить отдельное соглашение об использовании факсимиле? Есть ли риск признания договора незаконченным (при факсимильной подписи) при наличии оговорки о факсимиле в этом же договоре без заключения отдельного соглашения об использовании факсимиле при заключении такой-то сделки? Есть ли соответствующая судебная практика?
05 мая 2016, 19:35 , Полина, г. Москва
Ответы юристов
Анастасия Наумова
Юрист, г. Томск
Общаться в чате
или надежнее заключить отдельное соглашение об использовании факсимиле?
Полина
Вы это соглашение планируете подписывать обычным способом?
05 мая 2016, 19:38
Клиент, г. Москва
Соглашение вообще подписывать не планировали. Хотели включить оговорку в договор и сразу же подписать его факсимиле.
05 мая 2016, 19:39
Анастасия Наумова
Юрист, г. Томск
Общаться в чате
Соглашение вообще подписывать не планировали. Хотели включить оговорку в договор и сразу же подписать его факсимиле.
Полина
О чем и речь. Если нет возможности подписать сам договор «живой» подписью, вряд ли есть возможность подписать соглашение такой же подписью. А при подписании соглашения факсимиле придете к той же ситуации, что с оговоркой в договоре.
Без подписанного собственноручно соглашения об использовании факсимиле могут возникнуть проблемы:
РЕШЕНИЕ
Дело № А07-23817/2013
г. Уфа
09 июня 2015 года
Резолютивная часть решения объявлена 09.06.2015
Арбитражный суд Республики Башкортостан
…
Истец заявил, о фальсификации доказательства — дополнительного соглашения № 7 от 25.04.2012г. приложенного им к исковому заявлению, ссылаясь на его недействительность, поскольку подпись руководителя истца Япрынцева Е.В. на указанном соглашении исполнена факсимильным способом (т. 5 лд. 146-147).
Определением суда от 14.11.2014 по делу №А07-23817/2013 назначена комиссионная экспертиза, производство которой поручено эксперту АНО «Уфимский центр судебных экспертиз» (450081, РБ, г. Уфа, ул. Адмирала Макарова, д. 26/1) Севастьяновой Ю.В.
…
19.03.2015 в суд поступило заключение эксперта №497/2014 и заключение №496/2014. Как следует из заключения экспертизы (т.6.лд. 97-110), подпись Япрынцева Е.В. на оспариваемом допсоглашении № 7 от 25.04.2012г. исполнена факсимиле. Также факсимильная подпись установлена и на другом допсоглашении № 9 от 25.12.2012г. (т. 5 лд.67), которое истцом не оспаривается.
…
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ проставление факсимильной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, чтобы иметь возможность подписывать факсимиле договоры по соглашению сторон, сначала нужно подписать собственноручно соглашение об использовании факсимиле.
На основании этого соглашения, стороны вправе использовать факсимиле на счетах на оплату, заказ-нарядах, заявках, актах, отчетах и прочих документах и, кроме того, на дополнениях и изменениях к договору.
Согласно ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность.
Следовательно, если гражданско-правовой договор подписан с помощью факсимильной подписи, а соглашения о ее использовании стороны не заключили, письменная форма сделки не может считаться соблюденной. Отсюда невозможность ссылаться на него как на документ, свидетельствующий о заключении договора между сторонами.
Доводы о том, что истцом с помощью факсимиле было подписано дополнительное соглашение № 9, неоспариваемое истцом, судом не приняты, поскольку оспариваемое соглашение № 7 представлено сторонами в двух вариантах, причем одно из них, без даты (т.6.лд. 96) подписано обеими сторонами собственноручно, а спорное соглашение № 7 от 24.04.2013г. подписано с помощью факсимиле. Доводы ответчика о том, что он ссылался на спорное соглашение в своей переписке с истцом, и последний не оспаривал его наличие до судебного разбирательства, а также представил его с исковым заявлением, по мнению суда, не могут быть признаны одобрением сделки, в смысле содержащимся в ст.183 ГК РФ.
…
Руководствуясь ст. ст. 110, 167-170 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд
РЕШИЛ:
Исковые требования общества с ограниченной ответственностью «Управляющая компания «Трест жилищного хозяйства» удовлетворить частично.
…
В удовлетворении встречного иска отказать.
Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
Но это были еще не все сюрпризы, связанные с факсимиле: главбух ООО «Бытовые приборы» тоже был плохо осведомлен в вопросах правомерности применения факсимиле на счете-фактуре и первичке, поэтому допускал к учету такие документы от контрагентов. По этой причине после проверки налоговиками ООО «Бытовые приборы» часть налоговых вычетов и расходов сняли, доначислив НДС и налог на прибыль.
На первичных документах, по мнению Минфина, должна быть исключительно собственноручная подпись руководителя (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
Не предусмотрено применение факсимиле на счете-фактуре и Налоговым кодексом. Это подтверждают чиновники (письма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951 и др.).
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости.
Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.
Факсимиле можно использовать, только если это предусмотрено договором с контрагентом
Гражданский кодекс разрешает использовать факсимиле только при заключении сделок и только если это предусмотрено либо законом, либо соглашением сторон.
Сейчас в нашем законодательстве нет порядка использования факсимиле. Поэтому соглашение — это единственная возможность узаконить применение факсимильной подписи между сторонами договора. Такое соглашение можно оформить как отдельный документ либо включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Там же надо перечислить документы, которые можно подписывать факсимильной подписью.
В любом случае документ, которым предусмотрено использовании факсимиле, должен быть заверен настоящими подписями сторон.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Cудебная практика относительно факсимильной подписи
Что же касается судебной практики, то следует отметить, что она далека от единообразия. До 27.09.2011 г. существовало две прямо противоположных позиции.
Позиция первая: использование факсимиле не является нарушением, так как факсимильная подпись является аналогом собственноручной.
Суд отклонил довод инспекции о неправомерном применении вычета в том числе на основании подписания первичных документов посредством факсимиле. При этом суд указал, что такая подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. При этом суд отметил, что налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, предусматривающих запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа — факсимиле (Постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 по делу N А48-3632/2010)
Суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не указывают на то, какая подпись считается личной. При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной и цифровой. Так как Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования заверять документы собственноручной подписью, факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документе бухгалтерского учета (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 по делу N А42-4217/2006)
Позиция вторая: применение факсимиле на счете-фактуре является нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ, т.к. воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено только в гражданском законодательстве, нормы налогового законодательства такую возможность оформления подписи не предусматривают. Эта позиция подтверждается Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. N 4134/11, которое обязательно к применению всеми нижестоящими арбитражными судами.
Например, Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 по делу N А56-69600/2010 (налоговая инспекция отказала в вычете, в частности, потому, что товарные накладные подписаны факсимиле) дело было направлено на новое рассмотрение со ссылкой на Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11.
Существовали и другие судебные решения с аналогичной позицией. Например, суд указал, что законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур (Постановление ФАС Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006).
Аналогичные выводы содержат Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 по делу N А13-6464/04-19, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.01.2007 N Ф04-8449/2006(29482-А46-33) по делу N 23-1356/05 и другие.
Итак, подведем итоги. Факсимиле можно без опасений применять в текущей деловой переписке; при заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.
Не следует применять факсимиле при выдаче доверенностей и, во избежание осложнений с налоговыми органами, а также чтобы обезопасить себя в суде, не использовать при подписании бухгалтерских и иных документов, имеющих финансовые последствия.
Обратите внимание, что должностным лицам территориальных налоговых органов также запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности. Требование об уплате налога, сбора, пени, штрафа должно быть подписано руководителем (заместителем руководителя) налогового органа собственноручно. Ненормативный акт налогового органа, подписанный путем проставления факсимиле, считается недействительным. (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.07.2010 по делу N А58-9855/09).
Когда можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ
Законом не установлено, в каких случаях можно поставить факсимильную подпись на акте выполненных работ. При совершении сделок такую подпись можно ставить, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон. Данное правило по аналогии можно применить и к акту выполненных работ (п. 1 ст. 6, п. 2 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, рекомендуем использовать факсимиле на акте, только если это предусмотрено соглашением сторон.
Соглашение об использовании факсимиле может представлять собой отдельный документ или же быть включенным в договор как одно из его условий. Учтите, что такое соглашение или договор должны быть удостоверены «живыми» подписями сторон.
Если использование факсимильной подписи на акте выполненных работ не было согласовано, то суд может не принять такой акт в качестве доказательства факта выполнения работ. В таком случае, чтобы добиться оплаты работ, вы вправе предъявить другие доказательства их выполнения (см. Позицию ВС РФ). Например, заключение строительно-технической экспертизы.
Если ранее заказчик подписывал акты выполненных работ с помощью факсимиле и оплачивал работы по ним, в случае судебного спора вы можете сослаться на то, что такая практика сложилась в ваших взаимоотношениях. В таком случае суд может посчитать акты надлежащими, а работы выполненными и без предъявления других доказательств.
Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле
По общему правилу нельзя. Но если доверенность выдается для представительства перед конкретным лицом, вы можете заключить с ним соглашение о том, что использование факсимиле на доверенности в рамках ваших отношений допускается.
Дело в том, что выдача доверенности от имени организации является односторонней сделкой (см. Позицию ВС РФ). Она должна быть совершена в письменной форме и подписана руководителем или иным уполномоченным учредительными документами лицом (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Факсимильная подпись при совершении сделки приравнивается к собственноручной в двух случаях (п. 2 ст. 160 ГК РФ):
- использование факсимиле предусмотрено законом или иным правовым актом;
- стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и удостоверили его «живыми» подписями.
Закон или иной правовой акт не предусматривают возможности использовать факсимиле на доверенностях. Поэтому, если вы планируете подписать доверенность таким образом, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, вы можете указать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя организации-покупателя.
Иногда суды с учетом обстоятельств конкретного дела признают доверенности, подписанные факсимиле в отсутствие соглашения, надлежаще оформленными.
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Правовое положение факсимильной подписи
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Порядок использования факсимиле в организации
Итак, проставление на некоторых видах документов факсимильной подписи признается аналогом собственноручного подписания этих документов. Следовательно, документы, подписанные с помощью факсимиле, имеют для организации и ее контрагентов юридическую силу. Вместе с тем наличие факсимиле в компании несет риски его недобросовестного использования, что может причинить сторонам имущественный ущерб. Как защититься от этого?
Прежде всего необходимо максимально ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. Для этого следует приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. Целесообразно также разработать инструкцию по применению факсимиле. В ней нужно указать:
- порядок изготовления и уничтожения факсимиле;
- порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле;
- перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле;
- перечень лиц, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле;
- подробный список документов, на которых разрешено использовать факсимильные подписи (с указанием лиц, имеющих право ставить факсимильные оттиски подписей на конкретных видах документов);
- порядок контроля за целевым использованием факсимиле;
- периодичность и порядок проведения проверки (инвентаризации) факсимильных клише.
Кроме того, все факты использования факсимиле и его передачи внутри организации можно фиксировать в специальном журнале учета факсимиле.