Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.

Когда оформляется личная карточка работника

Крайний срок оформления личной карточки работника по форме Т-2 законодательно не установлен. Но мы рекомендуем сделать это в момент внесения записи в трудовую книжку, то есть не позднее одной недели с момента приема человека на работу в вашу компанию.

Личную карточку лучше всего вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников, например, графа 6 третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». Однако законодательство не запрещает вести личные карточки и в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для того, чтобыознакомитьсотрудника с записями под подпись. Работодатель ведет личную карточку в течение всего времени, пока человек у него работает.

При увольнении сотрудника работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить:

• 75 лет, если ее закончили вести до 01.01.2003;
• 50 лет, если ее закончили вести после 01.01.2003.

Как вести и хранить карточки

Организация самостоятельно решает:

• продолжать ли вести личную карточку сотрудника или отказаться от нее;
• знакомить ли работников с записями в Т-2 или ограничиться только заполнением формы;
• вести в бумажном или электронном виде.

Нарушением выбранный способ не будет.

Совет Если вы решили сохранить личные карточки сотрудников по форме Т-2, но упростить порядок их ведения, не забудьте документально оформить соответствующие изменения во внутренний порядок кадрового делопроизводства.

Упрощение порядка ведения личных карточек не отменяет правила хранения. Заполненные формы содержат персональные данные сотрудников, поэтому доступ к ним должен быть только у ответственного лица кадровой службы.

Бумажные карточки хранят в сейфе или запертом шкафу; электронные — на защищенном от третьих лиц компьютере.

Какие данные должны быть включены в личную карточку сотрудника в 2023 году?

Если вы решили оформить личные карточки для ваших сотрудников, то вы узнаете, что количество карточек зависит от количества работников в организации. Но сколько бы их не было, важно заполнять каждую карточку со всеми нужными данными.

Какие данные нужно заполнять? В первую очередь, у каждого сотрудника должна быть уникальная идентификационная информация, такая как имя, фамилия, отчество, дата рождения, пол и СНИЛС.

• В личной карточке должна быть информация о квалификации и образовании сотрудника, его должности и месте работы.
• Также необходимо указать контактные данные, такие как адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
• Личные карточки могут содержать информацию о медицинской и страховой истории сотрудника, но это не является обязательным.

В зависимости от потребностей вашей компании, вы можете включить или исключить некоторые данные из личной карточки.

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

• 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
• карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
• для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
• оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Раздел V «Повышение квалификации»

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:

— даты начала и окончания обучения;

— вид повышения квалификации;

— наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);

— вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).

В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).

Среднее специальное образование по окин

Что касается повышения квалификации кадров, то по ОКИН выделяют, в частности, следующие виды:

Вид повышения квалификации	Код по ОКИН
Институт повышения квалификации министерства (ведомства)	05
Факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении	07
Факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении	08
Институт усовершенствования	09
Курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве)	10
Курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах	11
Училище	21
Курсы целевого назначения	32
Учебный центр службы занятости	43

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения
2. Сведения о воинском учете
3. Прием на работу и переводы на другую работу
4. Аттестация
5. Повышение квалификации
6. Профессиональная переподготовка
7. Награды (поощрения) и почетные звания
8. Отпуск
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
10. Дополнительные сведения
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
• ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Кто обязан вести личные карточки

Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.

Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.

Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.

Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:

1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку. Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (3 и 11 разделы в форме Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41).

2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27).

3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по совместительству);
• пол (мужской, женский).

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);

• идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;

• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);

• характер работы (постоянно или временно);

• вид работы (основная или по совместительству);

• пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 — лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год — цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

Что изменилось в работе с карточками Т-2

По старым правилам, компания обязана была познакомить сотрудника с каждой новой записью в трудовике под роспись. Подпись ставилась в форме Т-2, где дублировалась информация из трудовой книжки.

Однако с 1 сентября 2021 года вступили в силу положения приказа Министерства труда и социальной защиты РФ №320н от 19.05.2021, которые изменили действовавший порядок. Перечислим нововведения:

1. Отменена обязанность вести личные карточки персонала по форме Т-2 или иной форме. Следовательно, предоставлять под роспись сведения о приеме, переводе или увольнении тоже больше не нужно.

2. В то же время юрлица и индивидуальные предприниматели могут продолжать вести личные карточки и после 21 сентября 2021 года, если считают это необходимым. Нарушением законодательства ведение таких документов не считается. Показывать записи в них персоналу в любом случае не требуется.

3. Действует обязанность выдавать увольняющемуся работнику копию личной карточки, если он запросил ее, подав соответствующее заявление.

Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.

В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.

Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

В карточке указывают:

• фамилию, имя, отчество работника;
• год его рождения;
• пол;
• образование;
• семейное положение;
• детей;
• паспортные данные;
• ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
• стаж работы (общий и непрерывный).

Шаг 4. Заполняем разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

• Личная карточка государственного (муниципального) служащего. Форма N Т-2ГС(МС)
• Платежная ведомость. Форма N Т-53
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Форма N Т-9
• Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку. Форма N Т-9а
• Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Форма N Т-5
• Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу. Форма N Т-5а
• Приказ (распоряжение) о поощрении работника. Форма N Т-11
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников. Форма N Т-11а
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам. Форма N Т-6а
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-6
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении). Форма N Т-8а
• Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Форма N Т-8
• Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Форма N Т-1
• Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу. Форма N Т-1а
• Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Форма N Т-10а
• Учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Форма N Т-4
• Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику. Форма N Т-60
• Лицевой счет (свт). Форма N Т-54а
• Лицевой счет. Форма N Т-54
• Расчетная ведомость. Форма N Т-51

Заполнение личной карточки

Обязанность по их ведению возлагается на сотрудников отдела кадров. В настоящее время существуют различные программы, которые делают этот процесс простым и удобным. Необходимо строго следить за датой заполнения карточки, так как она должна совпадать с записью в трудовой книжке. Поэтому лучший вариант – указывать дату сразу после .

При заполнении личной карточки необходимы следующие документы:

• Паспорт;
• Трудовая книжка;
• Страховое свидетельство пенсионного фонда;
• Военный билет (для военнообязанных);
• Документ об образовании, квалификации;
• ;
• Трудовой договор;
• Приказ о приеме на работу.

Иногда работодатель запрашивает дополнительные документы, предусмотренные законодательством, например, медицинскую справку и др. При заполнении карточки необходимо указывать коды общероссийских классификаторов: ОКИН, ОКСО, ОКПДТР. В графе «Алфавит» (титульный лист) необходимо указать первую букву фамилии сотрудника.

Нормативные материалы:

Личная карточка работника (Унифицированная форма № Т-2)
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании:

• приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а);
• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки,
• а также сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п.5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка:

• «владею свободно»,
• «читаю и могу объясниться»,
• «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете«, являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• п.1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
• п.3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
• п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
• п.5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
• в п.7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
  • строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
  • строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• пункты: п.1 «Категория запаса», п.3 «Состав (профиль)», п.4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п.7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
• п.2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
• п.5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Какие документы нужны для заполнения личной карточки

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно:

• трудовая книжка;
• паспорт;
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об окончании учебного заведения;
• свидетельство государственного пенсионного страхования;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.). Кроме того, будут нужны и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками — всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам. Поэтому необходимо, чтобы он присутствовал при оформлении личной карточки.

Не доверяйте заполнение формы № Т-2 самому сотруднику, а заполняйте только собственноручно. Личная карточка — документ строгой отчетности и ответственность за ее правильное оформление несете вы.

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

1. Общие сведения
2. Сведения о воинском учете
3. Прием на работу и переводы на другую работу
4. Аттестация
5. Повышение квалификации
6. Профессиональная переподготовка
7. Награды (поощрения) и почетные звания
8. Отпуск
9. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
10. Дополнительные сведения
11. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. А в первом разделе (лОбщие сведения») предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполнения личной карточки можно найти в классификаторах информации:

• ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412;
• ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
• ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;
• ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413.

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
• идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
• характер работы (постоянно или временно);
• вид работы (основная или по совместительству);
• пол (мужской, женский).

Похожие записи:

• Как платить земельный налог в 2023 году
• Алименты на ребенка. Как и сколько платят в 2023 году
• Налог с продажи земельного участка с 2023 года для физических лиц